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Administrative Assisant - Purchases

Sobre el Puesto

Host Hotel Systems es una empresa líder en tecnología hotelera que ofrece soluciones de software innovadoras que permiten a los hoteles optimizar sus operaciones y ofrecer experiencias excepcionales a los huéspedes. Con una fuerte presencia internacional y una cultura centrada en la innovación, la colaboración y la mejora continua, estamos comprometidos con el desarrollo tanto de nuestros productos como de nuestra gente.  

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Buscamos un Administrative Assistant - Purchases para unirse a nuestro Departamento de Servicios Generales y Administrativos en nuestra oficina de Torres Vedras.  

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Dependiendo del Responsable del Equipo de Compras, desempeñarás un papel activo en las operaciones financieras diarias de la empresa, con especial enfoque en cuentas por pagar, gestión de proveedores, procesamiento de pagos, controles financieros y administración contable. Este es un rol práctico para alguien en una etapa inicial de su carrera financiera que busque construir bases técnicas sólidas mientras asume la responsabilidad de procesos financieros recurrentes en una empresa tecnológica internacional.

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Funciones y Responsabilidades

  • Gestionar el proceso diario de cuentas por pagar, garantizando que las facturas de proveedores se revisen, registren y procesen con precisión y puntualidad;  
  • Procesar pagos a proveedores a través del ERP de la empresa y plataformas bancarias, garantizando la precisión y el cumplimiento de los procedimientos internos;  
  • Supervisar facturas pendientes y apoyar la resolución de discrepancias con proveedores e interlocutores internos;  
  • Apoyar las actividades de compras, incluyendo órdenes de compra, coordinación con proveedores y seguimiento de entregas y documentación asociada;  
  • Mantener la documentación financiera física y digital de forma precisa y organizada;  
  • Preparar y organizar documentación contable para el equipo de contabilidad externo;  
  • Apoyar conciliaciones bancarias y de cuentas de proveedores realizando el seguimiento de las partidas pendientes;  
  • Ayudar en la monitorización del flujo de caja y en la preparación y mantenimiento de informes internos de control financiero;  
  • Garantizar que los registros financieros y la documentación de soporte estén completos, sean precisos y se mantengan adecuadamente;  
  • Apoyar al equipo de Finanzas con informes, análisis y otras actividades operativas según sea necesario;  
  • Identificar oportunidades para mejorar la eficiencia, precisión y fiabilidad de los procesos financieros.
  • Requisitos

  • Al menos 2 años de experiencia profesional en finanzas, contabilidad, cuentas por pagar o un rol operativo similar;  
  • Grado en Finanzas, Contabilidad, Administración, Economía o titulación afín, pudiendo valorarse la experiencia profesional relevante en lugar de titulaciones académicas formales;  
  • Buen conocimiento de los procesos contables y financieros básicos;  
  • Gran atención al detalle y elevado nivel de precisión;  
  • Buenas aptitudes organizativas y de gestión del tiempo, con capacidad para gestionar procesos recurrentes y plazos;  
  • Enfoque proactivo y disposición para asumir la responsabilidad de las tareas asignadas;  
  • Capacidad para trabajar de forma autónoma colaborando eficazmente con diferentes equipos;  
  • Soltura trabajando con Microsoft Excel y Microsoft 365;  
  • La experiencia con un sistema ERP es una ventaja, siendo la experiencia con NetSuite un plus;  
  • Buenas habilidades de comunicación en inglés, tanto escritas como habladas.
  • Se Valorará

  • Familiaridad con entornos tecnológicos internacionales o empresas de SaaS;  
  • Interés genuino en la mejora continua de los procesos de compras y control financiero;  
  • Capacidad para desenvolverse con ambigüedad y cambios en una empresa en rápido crecimiento.
  • Qué Ofrecemos

  • Un puesto a tiempo completo en una empresa tecnológica internacional;  
  • La oportunidad de construir una sólida carrera en Finanzas dentro de una organización en crecimiento;  
  • Exposición directa a operaciones financieras, procesos contables y controles de gestión;  
  • Un entorno de trabajo colaborativo y de apoyo;  
  • Aprendizaje continuo y desarrollo profesional;  
  • La oportunidad de asumir una creciente responsabilidad en los procesos financieros y contribuir a su mejora;  
  • Exposición a un entorno empresarial internacional y a equipos transversales.
  • ¿Listo para unirte a nosotros?

    Administrative Assisant - Purchases
    Finance
    Torres Vedras, Portugal
    On-site
    Full-Time