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Administrative Assisant - Purchases

À Propos du Poste

Host Hotel Systems est une entreprise de premier plan dans la technologie hôtelière, fournissant des solutions logicielles innovantes qui permettent aux hôtels de rationaliser leurs opérations et d'offrir des expériences client exceptionnelles. Dotés d'une forte présence internationale et d'une culture axée sur l'innovation, la collaboration et l'amélioration continue, nous nous engageons à développer à la fois nos produits et nos collaborateurs.  

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Nous recherchons un Administrative Assistant - Purchases pour rejoindre notre département des services généraux et administratifs dans notre bureau de Torres Vedras.  

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Sous la responsabilité du responsable de l'équipe achats, vous jouerez un rôle actif dans les opérations financières quotidiennes de l'entreprise, avec un accent particulier sur la comptabilité fournisseurs, la gestion des fournisseurs, le traitement des paiements, les contrôles financiers et l'administration comptable. Il s'agit d'un rôle pratique pour une personne au début de sa carrière en finance qui cherche à bâtir des bases techniques solides tout en prenant la responsabilité de processus financiers récurrents au sein d'une entreprise technologique internationale.

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Tâches et Responsabilités

  • Gérer le processus quotidien de comptabilité fournisseurs en veillant à ce que les factures fournisseurs soient vérifiées, enregistrées et traitées avec exactitude et ponctualité;  
  • Traiter les règlements fournisseurs via l'ERP de l'entreprise et les plateformes bancaires en garantissant l'exactitude et le respect des procédures internes;  
  • Suivre les factures en attente et soutenir la résolution des divergences avec les fournisseurs et les interlocuteurs internes;  
  • Soutenir les activités d'achats, y compris les bons de commande, la coordination avec les fournisseurs et le suivi des livraisons ainsi que de la documentation associée;  
  • Tenir une documentation financière physique et numérique exacte et bien organisée;  
  • Préparer et organiser la documentation comptable destinée à l'équipe comptable externe;  
  • Soutenir les rapprochements bancaires et de comptes fournisseurs en assurant le suivi des éléments en suspens;  
  • Aider au suivi de la trésorerie ainsi qu'à la préparation et à la tenue des rapports internes de contrôle financier;  
  • Veiller à ce que les registres financiers et la documentation justificative soient complets, exacts et correctement tenus;  
  • Soutenir l'équipe finance dans la réalisation de rapports, d'analyses et d'autres activités opérationnelles selon les besoins;  
  • Identifier des opportunités pour améliorer l'efficacité, l'exactitude et la fiabilité des processus financiers.
  • Exigences

  • Au moins 2 ans d'expérience professionnelle en finance, comptabilité, comptabilité fournisseurs ou dans un rôle opérationnel similaire;  
  • Diplôme en finance, comptabilité, gestion, économie ou dans un domaine connexe, l'expérience professionnelle pertinente pouvant être prise en compte à la place des qualifications académiques formelles;  
  • Bonne compréhension des processus comptables et financiers de base;  
  • Rigueur prononcée et souci aigu du détail;  
  • Bonnes compétences organisationnelles et de gestion du temps avec la capacité de gérer des processus récurrents et de respecter les délais;  
  • Approche proactive et volonté d'assumer la responsabilité des tâches confiées;  
  • Capacité à travailler de manière autonome tout en collaborant efficacement avec différentes équipes;  
  • Maîtrise de Microsoft Excel et Microsoft 365;  
  • Une expérience avec un système ERP constitue un avantage, l'expérience de NetSuite étant un plus;  
  • Bonnes compétences en communication en anglais à l'écrit comme à l'oral.
  • Sera Apprécié

  • Familiarité avec les environnements technologiques internationaux ou les entreprises SaaS;  
  • Intérêt marqué pour l'amélioration continue des processus d'achats et de contrôle financier;  
  • Capacité à évoluer avec l'ambiguïté et le changement au sein d'une entreprise en forte croissance.
  • Ce Que Nous Offrons

  • Un poste à temps plein au sein d'une entreprise technologique internationale;  
  • L'opportunité de construire une carrière solide en finance au sein d'une organisation en expansion;  
  • Une exposition directe aux opérations financières, aux processus comptables et aux contrôles de gestion;  
  • Un environnement de travail collaboratif et solidaire;  
  • Un apprentissage continuous et un développement professionnel;  
  • L'opportunité de prendre une part croissante de responsabilités dans les processus financiers et de contribuer à leur amélioration;  
  • Une exposition à un environnement commercial international et à des équipes transversales.
  • Prêt à nous rejoindre ?

    Administrative Assisant - Purchases
    Finance
    Torres Vedras, Portugal
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    Full-Time