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Administrative Assisant - Purchases

Sobre a Função

A Host Hotel Systems é uma empresa líder em tecnologia hoteleira, disponibilizando soluções de software inovadoras que capacitam os hotéis a otimizar operações e a proporcionar experiências excecionais aos hóspedes. Com uma forte presença internacional e uma cultura focada na inovação, colaboração e melhoria contínua, estamos comprometidos em desenvolver tanto os nossos produtos como as nossas pessoas.  

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Procuramos um Administrative Assistant - Purchases para integrar o nosso Departamento de Serviços Gerais e Administrativos no nosso escritório de Torres Vedras.  

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Reportando ao Responsável da Equipa de Compras, desempenhará um papel ativo nas operações financeiras diárias da empresa, com especial foco nas contas a pagar, gestão de fornecedores, processamento de pagamentos, controlo financeiro e administração contabilística. Esta é uma função prática para alguém numa fase inicial da carreira financeira que procura construir bases técnicas sólidas enquanto assume a responsabilidade por processos financeiros recorrentes numa empresa tecnológica internacional.

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Funções e Responsabilidades

  • Gerir o processo diário de contas a pagar, garantindo que as faturas de fornecedores são analisadas, registadas e processadas com exatidão e pontualidade;  
  • Processar pagamentos a fornecedores através do ERP da empresa e de plataformas bancárias, garantindo o rigor e o cumprimento dos procedimentos internos;  
  • Monitorizar faturas pendentes e apoiar a resolução de divergências com fornecedores e interlocutores internos;  
  • Apoiar as atividades de compras, incluindo ordens de compra, coordenação com fornecedores e acompanhamento de entregas e documentação associada;  
  • Manter a documentação financeira física e digital organizada e rigorosa;  
  • Preparar e organizar documentação contabilística para a equipa de contabilidade externa;  
  • Apoiar reconciliações bancárias e de contas de fornecedores, efetuando o seguimento de pendentes;  
  • Ajudar na monitorização de tesouraria e na preparação e manutenção de relatórios internos de controlo financeiro;  
  • Garantir que os registos financeiros e a documentação de suporte estão completos, rigorosos e devidamente mantidos;  
  • Apoiar a equipa de Finanças com relatórios, análises e outras atividades operacionais conforme necessário;  
  • Identificar oportunidades para melhorar a eficiência, exatidão e fiabilidade dos processos financeiros.  

    • Requisitos

  • Pelo menos 2 anos de experiência profissional em finanças, contabilidade, contas a pagar ou função operacional semelhante;  
  • Licenciatura em Finanças, Contabilidade, Gestão, Economia ou área relacionada, podendo a experiência profissional relevante ser considerada em alternativa às qualificações académicas;  
  • Bom conhecimento dos processos contabilísticos e financeiros básicos;  
  • Forte atenção ao detalhe e elevado nível de rigor;  
  • Boas competências organizacionais e de gestão do tempo, com capacidade para gerir processos recorrentes e prazos;  
  • Abordagem proativa e vontade de assumir a responsabilidade pelas tarefas atribuídas;  
  • Capacidade de trabalhar de forma autónoma enquanto colabora eficazmente com diferentes equipas;  
  • Confortável a trabalhar com Microsoft Excel e Microsoft 365;  
  • Experiência com um sistema ERP constitui uma vantagem, sendo a experiência com NetSuite um plus;  
  • Boas competências de comunicação em inglês, tanto escritas como faladas.

    • Será Valorizado

  • Familiaridade com ambientes de tecnologia internacionais ou empresas de SaaS;  
  • Interesse genuinamente focado na melhoria contínua dos processos de compras e controlo financeiro;  
  • Capacidade de lidar com a ambiguidade e a mudança num ambiente corporativo em rápido crescimento.

    • O Que Oferecemos

  • Uma posição a tempo inteiro numa empresa tecnológica internacional;  
  • A oportunidade de construir uma carreira sólida em Finanças numa organização em crescimento;  
  • Exposição direta a operações financeiras, processos contabilísticos e controlos de gestão;  
  • Um ambiente de trabalho colaborativo e de apoio;  
  • Aprendizagem contínua e desenvolvimento profissional;  
  • A oportunidade de assumir crescente responsabilidade nos processos financeiros e contribuir para a melhoria dos mesmos;  
  • Exposição a um ambiente de negócios internacional e a equipas multidisciplinares.  

    • Pronto para te juntares a nós?

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    Administrative Assisant - Purchases
    Finance
    Torres Vedras, Portugal
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